Neulich in der Behörde

Kürzlich hatte ich das Vergnügen in einer Behörde einen Streit mitzuhören. Ein Plädoyer für mehr Bereitschaft zur Digitalisierung.

Auch zu Corona-Zeiten muss man ja immer mal wieder in eine Behörde. Dort bekam ich unfreiwillig einen Streit zwischen zwei Angestellten der Behörde mit. Es ging inhaltlich um die Einführung von digitalen Akten und es fiel der Satz, der vermutlich schon in den vergangenen Jahrzehnten in abgewandelter Form gefallen ist: “Schließlich leben wir im 21. Jahrhundert.”

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Damit war gemeint, dass die Akten digitalisiert werden müssten. Der Auftrag dafür wurde, so eine Person des Disputs, wäre schon vor einem Jahr rausgegangen. Man fühlte sich in allen Vorurteilen bezüglich der Behörden bestätigt. Die andere Partei vertrat oder verteidigte die IT-Abteilung und stampfte verbal auf: “Es gibt schließlich noch mehr zu tun. Allein die Vorbereitung auf Home-Office.”

Ich muss zugeben, ich habe nicht alles des Gesprächs mitgeschnitten, doch es eskalierte und schließlich folgte: “Ich bin ihre Vorgesetzte und ich möchte das priorisiert wissen.”

Vermutlich sind es Datenschutzbelange, warum man solche Sachen nicht aussourcen kann. Aber wenn Ursula von der Leyen einen dreistelligen Millionenbetrag für Beratung ausgeben kann, wo es schließlich um vertrauliche Daten der Bundeswehr gibt, müsste es doch auch Gelder für die Digitalisierung der Behörden geben.

Ja, selbst digitale Personalakten und die unterliegen bestimmt auch der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Das heißt, dass selbst im ebenfalls als relativ “angestaubt” angesehen Bereich HR die Digitalisierung Einzug hält. Digitale Personalakten stellen in Unternehmen aber trotz DSGVO scheinbar kein Hindernis dar. Es gibt ja bestimmt einige Anbieter, die derartiges anbieten und sich damit auskennen. Weitere Infos zum Thema HR & Digitalisierung, sowie zu digitalen Personalakten findet man im Haufe Shop, der ja bestimmt vielen bekannt sein wird.

Nicht nur, weil wir im 21. Jahrhundert leben, sondern weil die Vorgänge enorm beschleunigt. Als man früher die Rechnungen oder Aufträge auf Papierform durchblättern musste, brauchte man mehr Zeit, als wenn man heute Strg+F drückt und die Person, die Akte oder die Rechnung findet.

Nicht nur die Schulen sollten digitalisiert werden, auch die Behörden. Es herrscht ein Digitalisierungsstau in den Amtsstuben vor, während man in Estland bereits digital wählen kann. Eine aktuelle Studie konstatiert, dass es an Infrastruktur mangelt, nicht an dem Wissen zur Digitalisierung. Der Streit in der Behörde verdeutlicht das, aber es muss auch die Kapazität dafür bereitgestellt werden.

2. Oktober 2020 in Story-Kommentar
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